Dinge die beim Fahrtenbuch zu berücksichtigen sind

Fahrtenbuch: Was muss beachtet werden

Viele Nutzer von Dienstwagen fragen sich, ob diese auch privat genutzt werden dürfen. „Ja“, berichtet Isabell Klocke vom Bund der Steuerzahler in Berlin dem Focus, ergänzt jedoch „dieser geldwerte Vorteil muss allerdings versteuert werden“. Gerade weil ein Fahrtenbuch dem Finanzamt vorgelegt werden muss, ist es ratsam einige Dinge zu berücksichtigen. Denn das Amt ist streng, wenn es um den Nachweis geht und kann im Zweifelsfall durch die 1-Prozent-Regelung einen wesentlich höheren Betrag verlangen. Werden die Fahrten jedoch ordentlich dokumentiert, so können Selbstständige und Freiberufler sogar Geld sparen.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch dient dazu, die Strecken, die mit einem Kraftfahrzeug zurückgelegt werden, zu dokumentieren. Gründe können einerseits eine Verpflichtung des Finanzamtes oder der Polizei sein, andererseits auch aufgrund einer Auflage des Arbeitgebers. Gesetzlich ist dies in§ 31a Fahrtenbuchauflage geregelt. Diesem Gesetz zufolge kann ein Fahrzeugführer nach mehrfachen und schwerwiegenden Verstößen der Straßenverkehrsordnung zu der Führung eines Fahrtenbuches verpflichtet werden. Es ist in diesem Fall egal, ob es sich um ein PKW oder ein Motorrad handelt, was folgender Artikel noch näher beschreibt.Das Führen eines Fahrtenbuches bedarf einiger Aspekte, die zu berücksichtigen sind.

Wer ist zum Führen eines Fahrtenbuches verpflichtet?

Fahrtenbuch für Arbeitnehmer Dienstlich genutzte Fahrzeuge unterliegen der 1-Prozent-Regelung. Diese berechnet sich aus dem pauschalen Listenpreis und den gefahrenen Kilometern. Entsprechend ist jeden Monat Lohnsteuer auf ein Prozent des Kaufpreises fällig. Besonders bei teuren Wagen steht der zu zahlende Betrag jedoch in keinem Verhältnis zu der tatsächlichen Nutzung. Eine weitere Möglichkeit der Versteuerung ist das Fahrtenbuch. Dieses muss jedoch präzise geführt werden und in einem ordentlichen Zustand sein. Das heißt, dass auch ein kurzer Umweg über eine Tankstelle berücksichtigt und dokumentiert werden muss. Auch die äußerliche Darstellung ist von Belang. Eine lose Blattsammlung erkennt das Finanzamt nicht an, so Klocke.

Fahrtenbuch für Selbstständige Gerade Selbstständige können von der Führung eines Fahrtenbuchs profitieren. Dies ist besonders dann sinnig, wenn sich die Privatfahrten auf ein Minimum beschränken und somit die Pauschalversteuerung durch die 1-Prozent-Regelung außer Verhältnis zur eigentlich Nutzung des Fahrtzeuges steht.

Fahrtenbuch für Unternehmen Besonders für Unternehmen, die über einen eigenen Fuhrpark verfügen, lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuches. Wird ein solches zentralgeführt, also ein Fahrtenbuch für einen gesamten Fuhrpark, so muss unbedingt das Kennzeichen dokumentiert werden. Bei einer rein betrieblichen Nutzung der Fahrzeuge können alle Aufwendungen steuerlich geltend gemacht werden. Falls ein Fuhrpark jedoch auch für private Fahrten genutzt wird, beispielsweise bei Handelsvertretern, muss das Fahrtenbuch zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten differenzieren.

Was muss dokumentiert werden?

Ein Fahrtenbuch unterliegt strengen Auflagen. Es muss lückenlos nachgewiesen werden können, welche Fahrten aus betrieblichen und welche aus privaten Gründen geführt wurden. Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnung sind jedoch gesondert zu kennzeichnen. Dabei muss zum einen alles in einem ordentlichen Zustand beim Finanzamt eingereicht werden und darüber hinaus über bestimmte Angaben verfügen. Zu diesen Angaben zählen:

Datum der Fahrt
Uhrzeit bei Fahrtbeginn und Ende
Kilometerstand bei Fahrtbeginn und Ende
Gesamtkilometer
Reiseziel, wenn nötig auch Reiseroute, falls Umwege notwendig waren
Reisezweck
Aufgesuchte Gesprächspartner

Es reicht also nicht aus, die Fahrten quartalsweise aufzuzeichnen oder auf einen repräsentativen Zeitraum zu beschränken. Es muss eine klare Ordnung und Reihenfolge erkennbar sein.

Die Vor- und Nachteile

Vorteile eines Fahrtenbuchs Ein wichtiger Vorteil eines Fahrtenbuchs sind die finanziellen Ersparnisse. Besonders wenn die 1-Prozent-Methode in keinem Verhältnis zur Nutzung des PKWs steht.

Nachteile eines Fahrtenbuchs Im Grunde hat ein Fahrtenbuch keine Nachteile. Zum einen muss das Buch nicht zwingend eingereicht werden, da im Notfall auch über die 1-Prozent-Regel abgerechnet werden kann. Zum anderen verschafft sich der Fahrer einen Überblick über die Nutzung seines Fahrzeugs.

Das elektronische Fahrtenbuch

Um ein ordentliches Fahrtenbuch zu gewährleisten, gibt es auch die elektronische Alternative in Form von Software-Lösungen entsprechender spezialisierter Anbieter.So bietet Lexware beispielsweise neben der elektronischen Verwaltung des Fahrtenbuches auch eine integrierte Ermittlung der günstigsten Steuermethode, die automatisch abläuft. Insgesamt müssen die Programme jedochbestimmte Vorschriften erfüllen. Daher muss der Steuerzahler zunächst sicherstellen, dass das jeweilige Programm vom Finanzamt anerkannt wird. Denn auch wenn einzelne Firmen damit werben, vom Finanzamt akzeptiert zu werden, muss der Nutzer dies trotzdem eigenständig kontrollieren.Wichtig ist bei den elektronischen Fahrtenbüchern, dass nichts nachträglich verändert werden kann. Eine einfache Excel-Tabelle als elektronisches Fahrtenbuch ist daher nicht geeignet, da diese manipulierbar wäre.

Verlust des Fahrtenbuchs

Nutzt ein Fahrzeughalter ein herkömmliches Fahrtenbuch und verliert es, so bleibt ihm nichts anderes übrig, als die Privatnutzung über die 1-Prozent-Regel abzurechnen. Dadurch können möglicherweise mehrere hundert Euro verloren gehen. Daher ist es ratsam das Buch immer an einer sicheren Stelle, am besten im Handschuhfach zu lagern und nur für einen Eintrag oder eine steuerliche Kontrolle zu entnehmen.

Zusammenfassend: Grundsätzlich ist es empfehlenswert ein Fahrtenbuch zu führen. Besonders, wenn ein teurer Dienstwagen gefahren wird, dieser jedoch im Gegenzug kaum für Privatfahren genutzt wird. Nachteile gibt es eigentlich nicht. Im Gegenteil, erlaubt das Fahrtenbuch eine lückenlose Dokumentation aller Fahrten, so lassen sich sogar Steuern sparen.

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